Règlement de l'évènement
1 - Objet
Le présent règlement définit les conditions d’organisation de « Terres Innovation 2024© ». Il précise les obligations et les droits respectifs des exposants et de l’organisateur Cérèsia. Toute demande d’admission implique l’adhésion entière et sans réserve de l’exposant à ce règlement. Aucune condition particulière ne peut, sauf acceptation formelle et écrite de l’organisateur, prévaloir contre ce règlement. Toute condition contraire posée par l’exposant sera donc, à défaut d’acceptation expresse, inopposable à l’organisateur, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance.
2 - Organisation
« Terres Innovation 2024© » se déroulera à Chambry dans l’Aisne les 15 et 16 mai 2024. Cette manifestation est organisée par le groupe coopératif Cérèsia.
Cérèsia a mandaté les prestataires Upterra et Brandnewcoat pour l’organisation de Terres Innovation
3 - Admission
Sont invitées à participer en qualité d’exposants les entreprises proposant des solutions, des innovations ou des évolutions permettant de répondre à un ou plusieurs objectifs portés par l’événement en lien avec la Transition agroécologique
• Adapter les techniques de production
• Limiter les impacts négatifs et valoriser les impacts positifs
• Optimiser les charges de l’exploitation
• Gagner en compétitivité
• Améliorer la qualité des productions
• Financer la transition
• Sécuriser les risques
Pour être valables, les demandes d’admission doivent être établies au moyen du formulaire joint et parvenir dûment remplies et signées à Maxime MACABEO (UPTERRA - 6 Chemin de la Côte Vieille – 31450 BAZIEGE) au plus tard le 15 janvier 2024. Elles seront enregistrées et validées par l’organisateur. L’envoi d’un courrier de confirmation au partenaire candidat après réception et acceptation de sa demande de participation vaut confirmation définitive de l’inscription et établit le contrat de partenariat sous réserve du respect par le partenaire des modalités définies dans le présent règlement. L’envoi de la demande d’admission implique l’acceptation sans réserve du paiement de l’acompte et du solde. En cas de désistement du partenaire, le signataire de la demande aura l’amabilité de le signaler auprès de Julien JOUBERT au 06 78 09 73 17 au plus tard le 1er février 2024. Passée cette date, il demeurera redevable du montant de l’acompte.
L’organisateur se réserve le droit de refuser la participation d’une entreprise qui ne rentrerait pas dans le cahier des charges du salon.
4 - Assurances
L’organisateur est civilement responsable de la manifestation dont il assure la réalisation. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers aux visiteurs. Les exposants répondent de tous les dommages causés à autrui, soit par eux-mêmes, soit par leurs installations ou leurs matériels. Ils doivent obligatoirement être couverts par une police d’assurance responsabilité civile individuelle. Une attestation leur sera demandée lors de leur inscription.
Les exposants devront être assurés contre l’incendie et le vol de leurs matériels et contre le recours des tiers en cas de communication de l’incendie. L’organisateur décline toute responsabilité à l’égard de ces risques. En cas de sinistre, les exposants déclarent renoncer à tout recours contre l’organisateur et ses assureurs.
5 - Attribution des emplacements
L’organisateur en lien avec son prestataire Upterra établit le plan de la manifestation et attribue les emplacements en tenant compte de la sectorisation de l’exposition et au fur et à mesure des inscriptions. Il tient compte le plus largement possible des désirs des exposants et de la nature des produits exposés. Il se réserve le droit de modifier toutes les fois qu’il le jugera utile l’importance et la disposition des surfaces souscrites par l’exposant. La participation à des manifestations antérieures ne créée en faveur de l’exposant aucun droit à un emplacement déterminé.
L’attribution d’un emplacement est communiquée à l’exposant au moyen d’un plan dans un délai fixé dans le règlement général de l’exposition avant la date de la manifestation. Les réclamations éventuelles relatives à l’emplacement attribué à l’exposant ne seront considérées que si elles sont faites par écrit et adressées à l’organisateur via son prestataire Upterra dans le délai de sept jours qui suivra l’envoi du plan de répartition. Ces réclamations devront être appuyées par un dossier justifiant les raisons réelles et sérieuses de ces réclamations. L’organisateur via son prestataire Upterra s’efforcera de répondre aux demandes ainsi justifiées de modification d’emplacement. L’expiration du délai de sept jours vaut acceptation de l’exposant à l’emplacement attribué. En aucun cas l’organisateur ne répondra vis-à-vis de l’exposant des conséquences qui pourraient découler de l’emplacement qui lui a été attribué.
6 - Règlement de sécurité - dégradations
Les exposants sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics ou par l’organisateur. Ce dernier interdira l’exploitation des stands non-conformes aux dites règles de sécurité.
L’emplacement loué doit être laissé dans l’état initial. Toutes les détériorations causées par les installations ou les marchandises ou matériel de l’exposant au bâtiment ou au sol occupé seront facturées à l’exposant.
7 - Installation des stands
L’accueil des partenaires exposants pour leur installation est prévu les lundi 13 mai et mardi 14 mai de 8 h à 18 h. Durant cette plage horaire, l’organisateur via son prestataire Upterra indiquera les emplacements qui leur sont réservés et les modalités de circulation.
Les gros matériels d’agroéquipements pourront être réceptionnés à partir du vendredi 10 mai et au plus tard le mardi 14 mai à 12 h. Du matériel de manutention sera mis à disposition des exposants pour aider au chargement et déchargement des camions. Tout matériel présent sur le site avant, pendant et après la manifestation reste sous la responsabilité de l’exposant.
L’exposant assure lui-même la surveillance de son matériel pendant les heures d’installation, de déménagement et de déroulement de la manifestation.
Dans tous les cas, les installations devront être achevées au plus tard le mardi 14 mai à 18 h 00.
Aucun véhicule ne sera admis sur le site les 15 et 16 mai. Le Comité d’Organisation se réserve le droit de faire enlever ou modifier toute installation non conforme à l’éthique de la manifestation.
Un projet d’aménagement du stand et d’implantation de matériels devra être obligatoirement soumis à l’approbation de l’organisateur via son prestataire Upterra. Il est rappelé que tout exposant doit faire valider son plan et les certificats de conformité par l’organisateur via son prestataire Upterra, soit directement, soit par l’intermédiaire d’un prestataire extérieur avant le vendredi 3 mai 2024 afin d’être validé par le chargé de sécurité.
Toute structure qui ne répond pas aux normes de sécurité sera fermée au public.
8 - Manifestation
L’exposant sera présent durant les horaires de déroulement de la manifestation, soit entre 9 h et 18 h les mercredi 15 et jeudi 16 mai. Les plannings de déroulement de la manifestation sont fixés par l’organisateur.
9 - Démontage
Le démontage et l’enlèvement du matériel pourront commencer le jeudi 16 mai à partir de 18 h 00. Ils se poursuivront le vendredi 17 mai jusqu’à 17 h 00. Passé ce délai, le matériel pourra être déplacé par l’organisateur aux risques et aux frais du partenaire exposant.
10 - Entrée des visiteurs
« Terre Innovation 2024© » étant un salon professionnel, les entrées des visiteurs ne se feront que sur présentation d’un badge d’accès téléchargeable sur le site Internet du salon ou remis à l’entrée de la manifestation pour les visiteurs qui n’ont pas télécharger leur badge.
11 - Douanes
Il appartiendra à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. L’organisateur ne pourra être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.
12 - Propriété industrielle
L’exposant doit assurer la protection industrielle des matériels et produits exposés et ce conformément aux dispositions légales en vigueur. Ces mesures devront être prises avant la présentation de ces matériels ou produits, l’organisateur n’acceptant aucune responsabilité dans ce domaine.
13 - Données personnelles
Cérèsia est qualifiée de responsable du traitement pour chaque traitement dont elle détermine les finalités et les moyens au sens du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD »).
Les données personnelles recueillies sont enregistrées dans un fichier informatisé par CERESIA à des fins de contrôle d’accès au salon et statistiques. Les données collectées seront communiquées aux seuls salariés de CERESIA. Les données sont conservées pendant une durée d’un an commençant à courir à la fin du salon. Les exposants peuvent accéder aux données les concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer leur droit à la limitation du traitement de leurs données en écrivant à l’Organisateur du salon : CERESIA – 16 boulevard du Val de Vesle – 51100 REIMS ou dpo@ceresia.fr.
En cas de réclamation, l’exposant peut adresser une demande auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
14 - Concurrence déloyale
L’exposant s’interdit expressément pendant toute la durée de la manifestation de se livrer à des actes de concurrence déloyale, telles que toutes enquêtes en dehors de son stand, ou la distribution d’objets promotionnels en dehors de son stand, pouvant donner lieu à un détournement à son profit des visiteurs de la manifestation.
15 - Annulation de la manifestation
S’il devenait impossible de disposer de l’espace nécessaire, dans le cas également où le feu, la guerre, des attentats, des conditions climatiques, une pandémie, une calamité publique, un cas de force majeure mettrait l’organisateur dans l’impossibilité de maintenir la manifestation, ce dernier pourra l’annuler purement et simplement. Dans ce cas l’inscription se trouvera résiliée de plein droit sans compensation ou indemnité quelle que soit la raison d’une telle détermination.
Les sommes restant disponibles, après le paiement de toutes dépenses engagées, seront réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par eux, sans qu’ils puissent, de convention expresse, exercer un recours, à quelque titre et pour quelque cause que ce soit contre l’organisateur.
L’organisateur de la manifestation gère ces décisions et demeure souverain.
16 - Responsabilité de l’organisateur
L’organisateur est exonéré de toute responsabilité concernant les préjudices qui pourraient être subis par les exposants (y compris les troubles de jouissance et tous préjudices commerciaux) pour quelque cause que ce soit.
17 - Réclamations et contestations
Toute réclamation devra être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception dans les dix jours suivant la clôture de la manifestation.
En cas de contestation, seul le texte français fait foi et seuls les tribunaux de sont compétents.